Tačku slaganja menažera i zaposlenih predstavlja činjenica da je dobra komunikacija osnova svake kompanije i jedan od bitnih razloga uspeha. Kako su ljudi sastavni element komunikacionog procesa logično je da se vremenom mogu javiti i određeni komunikacioni problemi. Svaki problem ima svoje rešenje, a menadžment mora biti voljan da postojeće komunikacijske probleme analizira i pronađe rešenje. U ovakvim slučajevima do izražaja dolazi koliko je tim koji se bavi internim komunikacijama vešt da odgovori izazovima. Neželjeni efekti loše komunikacije uključuju nizak moral, lošu produktivnost, međuljudske sukobe i veliku fluktuaciju ljudi u kompaniji.
Efikasnost organizacije se uvek ogleda u kontinuiranoj analizi i poboljšanju procesa komunikacije sa zaposlenima. Da bi se ta efikasnost postigla važno je znati koji su to najčešći uzroci komunikacijskih problema između zaposlenih i menadžmenta, kako se manifestuju i šta je potencijalno rešenje:
– nedostatak personalnog kontakta (Napretkom tehnologije i svakodnevnim korišćenjem pametnih telefona i kompjutera u komunikaciji personalni kontakt je dostigao najniži nivo ikada. Može se reći da ova pojava nije zaobišla ni način komuniciranja unutar organizacija/kompanija. Menadžeri sa slabim veštinama komunikacije češće komuniciraju sa zaposlenicima putem mejla ili telefona, nego što to čine uživo. Postoje slučajevi kada su mejlovi i telefonski pozivi prikladni za poslovnu komunikaciju, ali rukovodioci moraju uvek o osetljivim temama razgovarati sa zaposlenima licem u lice. Lična interakcija je jedini način da se utvrdi pravo značenje važnog pitanja, jer je vrlo moguće da se pogrešno protumači ton poruke poslate putem mejla ili zvuk glasa putem telefona. Ne zaboravimo i to da za pisanu komunikaciju s razlogom kažemo da je najšturiji oblik komunikacije, dok kada vidite osobu uživo, pored reči možete tumačiti i njenu neverbalnu komunikaciju. Mogućnost pojave nesporazuma je minimalan.),
– nedostatak jasnoće u komunikaciji (Informacije o bitnim poslovnim pitanjima, pojavama ili zadacima moraju biti jasno prenesene zaposlenima kako bi ih pravilno razumeli. Ovo može zahtevati dodatnu razradu ili pojašnjenje kako bi se osiguralo da zaposleni ispravno shvate informacije, onako kako to poslodavac želi da bude shvaćeno. Različiti zaposleni tumače informacije na različite načine. Zbog toga je važno pomenuto pojašnjavanje. Bez njega zaposleni mogu pogrešno shvatiti rečeno i raditi u suprotnosti od onoga što bi njihov nadređeni očekivao da se uradi. Da se ovo ne bi dešavalo zaposleni bi trebali tokom dodeljivanja zadataka da postavljaju dodatna pitanja, prava pitanja, dok je dužnost menadžera da jasno odgovori na ta pitanja.),
– nedostatak (adekvatnih) povratnih informacija – fidbeka (Mesečno i godišnje vrednovanje performansi zaposlenih je neophodno u svakoj organizaciji. Međutim, važne su i povratne informacije na redovnoj osnovi (kako od menadžera zaposlenima, tako i obrnuto). Česta je pojava da poslodavac zaposlenima pruža povratne informacije o njihovim performansama jednom godišnje, jer nemaju vremena ili ne žele lični kontakt sa zaposlenima. Takvi menadžeri zaboravljaju činjenicu da učestaliji fidbek otvara mogućnost rešavanja postojećih izazova u poslovanju i poboljšanje veština i sposobnosti zaposlenih, a konstruktivna kritika jača međuljudkse odnose unutar organizacije.),
– nedostatak iskrenosti rukovodstva (Kako se većina problema u komunikaciji javlja u organizacijama u teškim vremenima za nju, važno je tokom takvih perioda obezbediti iskrene odgovore na pitanja zaposlenih. Iskrenost rukovodstva prema zaposlenima i način komuniciranja sa njima je od suštinskog značaja kako bi se sprečilo urušavanje organizacijske kulture i reputacije kompanije (ne zaboraviti da su zaposleni i njihov odnos prema organizaciji najbolji ambasadori i reklama kompanije). Kada postoji problem u organizaciji zaposleni od rukovodstva očekuju da iznesu činjenice i pruže onoliko relevantnih informacija koliko je to moguće u datom trenutku. Nedostatak iskrenosti rukovodstva urušava poverenje zaposlenih i često je razlog odlaska zaposlenih u druge kompanije. Slaba komunikacija unutar kompanije ograničava sposobnost iste da optimizuje svoje performanse, stvara kulturu nepoverenja, ograničava angažovanje zaposlenih i utiče na pojavu neefikasne interakcije sa kupcima/potrošačima.)
– kultura nepoverenja (Poverenje je ključna stvar kada govorimo o razlozima uspeha timova i organizacija. Neefikasna komunikacija onemogućava izgradnju poverenja, čak može doprineti stvaranju kulture nepoverenja i kasnije urušavanja reputacije kompanije. Kada menadžment ne komunicira ciljeve i važne događaje adekvatno i iskreno, poverenje i osećaj sigurnosti počinju da nagrizaju dezinformacije, što je jedan od pokazatelja da organizacija slabi. Često se u praksi pojavljuje situacija da se zaposleni osećaju u stilu „mi protiv njih“. Ovo vodi do urušavanja komunikacije unutar i između timova što je jako, jako loše po opstanak kompanije.
– smanjena produktivnost zaposlenih (Svaki zaposleni želi da radi na mestu gde može biti najproduktivniji, gde može deliti informacije i graditi odnose sa saradnicima i ostalim kolegama. Slaba komunikacija ograničava povezivanje zaposlenih, a to opet utiče na slabiju produktivnost svakog zaposlenog i neispunjavanje zadatih normi timovima. Ograničeni angažman zaposlenih odraz je nedostatka posvećenosti organizaciji, niskog morala i niske produktivnosti. Zaposleni se oslanjaju na rukovodstvo od kojeg očekuju smernice u radu, povratne informacije (fidbek) i adekvatnu podršku. Kada ove stvari nedostaju ili se slabo implementiraju prepreke između rukovodstva i zaposlenih su sve veće.),
– neizvesnost i konfuzija (Komunikacija od vrha prema dole unutar organizacije je neophodna kako bi se svi sektori, menadžeri i radnici pravilno razumeli. Bez smernica u komunikaciji, uloga sektora i zaposlenih pojedinačno bi bila dovedena u pitanje. Kada zaposleni ne zna na koji način i kako treba da radi, šta je priritetno, a šta ne, doći će u situaciju da bude neproduktivan i neefikasan. U pojedinim slučajevima razlog ovakve pojave nije nedostatak veština i znanja zaposlenog, već konfuzija koja nastaje zbog „miksovanih“ tj. zbunjujućih poruka koje zapsolenima šalje menadžment. Dešava se da menadžeri danas pruže jednu smernicu, da bi za par meseci pružili potpuno drugačiju viziju. Drugi scenario bi mogao biti da top menadžment i ostali čelni rukovodioci prezentuju različite perspektive zadataka i načinima izvršavanja istih različitim radnicima. Haos nastaje kada zaposleni krenu sa izvršavanjem neusaglašenim i pogrešno usmerenih zadataka.).
Interna komunikacija je veoma važna, jer je most koji spaja sektor ljudskih resursa i odnosa s javnošću. Štura komunikacija sa zaposlenima nesumnjivo će voditi ka kasnijoj neadekvatnoj komunikaciji sa klijentima. Zbog toga neprestanim poboljšanjem i analizom postojećih načina komuniciranja unutar organizacije, kao i donošenjem i implementacijom adekvatnih procedura rada, treba težiti unapređenju interne komunikacije organizacije.
Ostavite odgovor