Industrija organizovanja događaja je u poslednjih par godina kod nas doživela popriličnu ekspanziju, ali nam tržište u ovoj oblasti još uvek nije u potpunosti uređeno. Vlasnici ugostiteljskih objekata (naročito kad govorimo o malom biznisu) često nemaju sredstava da angažuju menadžera koji bi se pozabavio planiranjem i organizacijom događaja u njihovom prostoru. Zbog toga privremeno moraju preuzeti tu ulogu, što sa sobom nosi izvesne rizike i što bi trebalo izbegavati. Organizovanje događaja nije tako jednostavan posao, kako to izgleda kada ga posmatramo sa strane.
Prva stvar od koje se kreće u planiranju je koncept događaja. Veoma je bitno napraviti dobar plan i pridržavati ga se od početka do kraja. Prilikom njegovog razvoja potrebno je razmotriti mnoge elemente kao što su svrha i tema događaja, lokacija vašeg objekta, karakteristike publike koja će posetiti događaj, postojeći i dostupni resursi, vreme organizovanja događaja, sposobnost i obučenost vašeg tima… Bez obzira što je detaljno isplaniran događaj formula uspeha, nepredviđena okolnost ili situacija se uvek može pojaviti. Zbog toga morate biti fleksibilni, spontani i snalažljivi u ovom poslu.
Ako ste se odlučili da u vašem objektu organizujete događaj proverite da li vaš prostor ispunjava sve neophodne standarde za dati tip događaja, od protivpožarne zaštite do realnih resursnih kapaciteta i sanitarnih uslova. Bezbednost posetilaca je uvek na prvom mestu i to nikada ne smete izgubiti iz vida, jer ste vi kao organizator događaja odgovorni za to!
Lokacija vašeg objekta je bitna zbog njene pristupačnosti. Bez obzira da li se nalazite u urbanoj ili ruralnoj sredini, centru ili na periferiji grada na vašem web sajtu, zvaničnim stranicama i profilima na društvenim mrežama označite da li objekat poseduje garažu za posetioce ili parking i kolikog je kapaciteta. Osim toga naznačite koje linije javnog prevoza staju u blizini, i eventualno kako od glavne autobuske ili železničke stanice se može doći do vas.
Ono što posetioci nose sa događaja i što pamte je atmosfera i hrana. Ketering mora da zadovolji potrebe sve zahtevnije publike. Ovo je za vas, kao ugostitelje, prilika da se istaknete u odnosu na konkurente i povećate posećenost vašeg objekta. Hrana mora biti dekorisana u skladu sa temom događaja i raznovrsna. Švedski sto je najčešći način posluživanja hrane na događajima. Česta greška je da se stolovi na kojima je hrana ne rasporede valjano, što za rezultat ima stvaranje gužve.
Boje koje koristite u dekorisanju i intenzitet postojećeg osvetljenja prostora šalju određenu poruku i utiču na raspoloženje posetilaca. Na primer, zelena boja označava rast i razvoj, žuta uliva energiju i podstiče komunikaciju… Osvetljenje je bitno jer utiče na naš doživljaj prostora, vizualno ga može smanjiti ili uvećati. Izbor boja i osvetljenja zavisi od teme i svrhe događaja koji organizujete. Vizuelnom efektu doprinose i različite vrste dekoracija od cvetnih, preko raznih ukrasnih predmeta, panoa i lanenih platna, ali vodite računa da ih ne bude previše kako prostor ne bi izgledao kičasto. Svakako da biste na korporativnom događaju trebali da uvrstite i boju koja je zaštitni znak datog brenda ili kompanije. To ne znači da bi od poda do plafona ta boja trebala da dominira, već da bi trebalo uklopiti neki detalj u toj boji, a da opet sa celokupnom dekoracijom izgleda skladno.
Ako organizujete događaj na kojem ćete imati govornike ili muzički nastup, obratite pažnju na tehniku. Dešava se da tehnika i ozvučenje zakažu u poslednjem trenutku. Zbog toga uvek imajte u rezervi dodatne kablove, mikrofone i sl. Ukoliko uslovi dozvoljavaju dan pre i par sati pre početka događaja proverite da li sa tehničkog aspekta sve funkcioniše kako treba. U slučaju da nemate nastup uživo pažljivo izaberite muzičku pozadinu shodno vrsti dešavanja i publici.
Organizacija događaja je posao u kojem se ništa ne podrazumeva, tako da morate imate „oko za detalje“ i sa klijentima prilikom potpisivanja ugovora definisati sve na šta se obavezujete kako kasnije ne bi bilo neprijatnih situacija koje vam mogu ugroziti reputaciju.
Autorka: Snežana Subotić
Tekst izvorno napisan i objavljen u magazinu InBar.
Ostavite odgovor